¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) para uso personal o de pequeñas empresas.
¿PARA QUÉ SIRVE MICROSOFT ACCESS?
Access es muy usado entre pequeñas empresas donde las bases de datos no requieren de mucha potencia y se integra con el resto de programas de Microsoft.
Para iniciarnos en el programa Access, debemos comenzar por lo más básico, desde abrir el programa en el escritorio hasta crear base de datos simples y avanzados.
- Primero abriremos el programa desde el botón Inicio.
- Al desplegarse el menú, daremos un clic en Todos los programas.
- Luego colocamos el cursor en Microsoft Office.
- Y por último clic en Microsoft Access 2010.
ENTORNO DE MICROSFT ACCESS
CÓMO CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Cuando abrimos Microsoft Access nos aparecerá la siguiente imagen:
En Nombre de Archivo escribiremos COLEGIO, el cual será el nombre de nuestra base de datos y damos clic en crear.
Dentro de esta base de datos crearemos las tablas que consideremos conveniente para esta base de datos.
Las bases de datos como Access tiene varias objetos que la componen, entre las que se pueden enumerar los siguientes:
- Tablas
- Consultas
- Formularios
- Informes
- Páginas
- Macros
- Módulos
DISEÑO DE LA BASE DE DATOS EN ACCESS
Antes de diseñar nuestra base de datos, es preciso saber con qué finalidad crearemos la base de datos, después con ayuda de papel y lápiz hacemos una estructura previa de lo que sería el diseño de la base de datos.
Las bases de datos como Access suelen ser usadas para una pequeña empresa, ya sea una tienda, una escuela o un negocio; y para ayudarnos con el diseño de la base de datos hay algunas preguntas que nos ayudarán en la estructura de la base de datos, ten en cuenta lo siguientes:
- ¿Qué queremos hacer?
- ¿Cómo estará organizada la información?
- ¿Qué tipos de datos vamos a utilizar?
- ¿Cómo utilizaremos estos datos?
- ¿Cómo queremos obtener y procesar estos datos?
Después de haber respondido las siguientes interrogantes, procedemos al diseño en sí de la base de datos y agrupando nuestros datos (entidades).
Pasos a seguir:
- ¿Qué campos vamos a utilizar?
Si crearemos una base de datos de los libros de una Biblioteca, debemos tener en cuenta los siguientes campos o entidades: Autor, Título, Editorial, Categoría, Fecha de edición, Nro del Stand.
- Tipo de información para cada campo
Una vez definidos los campos, tenemos que saber qué tipos de datos tendrá cada entidad: los que más se utilizan son: texto, numérico, fecha, etc.
- Diseño de la estructura
El diseño de la estructura comienza con el orden en que irán los datos.
- Establecer las relaciones entre las tablas
Citando el ejemplo anterior de los libros de una biblioteca, para poder establecer una relación deben haber dos o más tablas, si en este caso tenemos la tabla libros y una tabla autores podemos establecer una relación Libros-Autores, ya que la tabla libros contiene un campo Autor y la tabla Autores contiene los datos del Autor.
- Designar la clave principal
La clave principal es muy importante en el diseño de la tabla y lo designamos nosotros mismos.
