Cómo crear tablas en Access paso a paso y mediante un ejemplo práctico para aprender a crear una base de datos en el programa de Access.

Tabla de Contenidos

DEFINICIÓN DE TABLAS EN ACCESS

Son acumuladores de información que constan de columnas (campos) y filas (registros). Los registros son ingresados de forma directa en la tabla.

LOS CAMPOS EN ACCESS

No debe haber espacios en blanco y caracteres especiales en los nombres de los campos, cada nombre de campo son determinados por el tipo de datos.

Tipos de datos en Access

Texto.- Si el campo contiene caracteres alfanuméricos hasta un máx. de 255 caracteres.  

Memo.- Si el campo contiene caracteres alfanuméricos hasta un máx. de 64000 caracteres.  

Numérico.- Si el campo contiene caracteres numéricos.  

Fecha/Hora.- Si el campo contiene información de fecha y hora.  

Moneda.- Si el campo contiene información de precios, valores y monedas.

Autonumérico.- Si el campo generará automáticamente un orden numérico.

Si/No.- Si el campo tiene datos tipo Booleano (Verdadero o Falso).

Objeto Ole.- Si el campo tendrá imágenes, gráficos.  

Hipervínculo.- Si el campo tendrá direcciones de sitios web como WWW, intranet, etc.  

Asistentes para búsquedas.- Si el campo contiene un cuadro combinado de opciones para elegir.

Tipos de datos en access

Registros en Access

Es la información que adicionaremos a cada campo, es decir la información referida a una misma persona.

Clave del campo en Access

Es el identificador que nos permitirá localizar un registro específico.

Propiedades de los campos en Access

PROPIEDADESDESCRIPCIÓNTIPO DE DATO
Tamaño del campoEstablece la longitud máxima de un campo.Texto, numérico, autonumérico
FormatoDetermina la apariencia de la presentación de los datos.Todos, excepto OLE y Memo
Lugares decimalesEspecifica el número de cifras decimales.Monedas, Numéricos
Máscara de entradaControla y filtra los caracteres que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto.Texto, numérico, fecha/hora, moneda
TítuloDefine una etiqueta de campo predeterminada para un formulario o informe.Todos
Valor predeterminadoIntroduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros.Todos, excepto Ole, autonumérico
Regla de validaciónPermite escribir la condición que deben satisfacer los datos introducidos para ser aprobados.Todos, excepto Ole, autonumérico
Texto de validaciónDefine el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen en la regla de validación.Todos, excepto Ole, autonumérico
RequeridoPermite especificar si es necesario que exista un valor en un campo.Todos, excepto autonumérico
IndexadoDefine un campo como índice o clave.Texto, numérico, autonumérico, fecha/hora
Etiquetas inteligentesPermite adicionar alguna información adicional de un campo en particular.Todos, excepto Si/No, Objeto Ole, Datos Adjuntos
Alineación del textoPermite alinear la información del campo: general, izquierda, derecha, centro, distribuir; pero por defecto está en General.Todos, excepto datos adjuntos
 

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Ejemplo de base de datos en Access

  • Crear la base de datos Colegio, dentro de la base de datos crearemos la tabla Alumnos, Profesores y Curso.
pasos para crear base de datos en access
  • Para crear la tabla Alumnos seguimos los siguientes pasos:
  1. Después de haber creado la base de datos Colegio, automáticamente nos creará una tabla.
  2. Para comenzar con el llenado de los campos, hacemos clic en el ícono «Ver» y clic en la opción «Vista Diseño».
CÓMO CREAR TABLAS EN ACCESS
  1. Automáticamente nos aparecerá una pequeña ventana que nos pedirá el nombre de la tabla, el cual escribiremos el nombre que nos pide en el ejercicio «Alumnos» y aceptamos.
  2. Luego comenzamos a llenar cada uno de los campos considerando la siguiente información que tendrá nuestra tabla.
CAMPOTIPOPROPIEDAD
IdAlumAutonuméricoTítulo: codigo de alumno. Clave Principal
ApellidosTextoTítulo: Apellidos; Formato: >; Tamaño: 35
NombreTextoTítulo: Nombres; Tamaño: 25
GeneroTextoTítulo: Genero; Tamaño:1; Formato: >; Regla de validación: «M» O «F»
FNacimientoFecha/HoraTítulo: Fecha de nacimiento; Formato: Fecha mediana; Máscara de entrada: 99/99/99
DireccionTextoTítulo: Direccion; Tamaño: 35
TelefonoNúmeroTítulo: Teléfono; Tamaño: Entero largo; Máscara de entrada: 999-9999 
  • El resultado (CAMPO y TIPO) quedará como sigue:
  1. La clave principal es el ícono que encontramos en la la barra de herramientas , primero seleccionamos el campo IdAlum y damos clic en el ícono de la llave, de esta manera determinamos que el campo será la clave principal.
CÓMO CREAR TABLAS EN ACCESS
  • Para cada campo llenaremos sus propiedades, en este ejemplo la propiedad del campo «IdAlum».
  • Terminado lo anterior guardamos la tabla.
  • Ahora procedemos a llenar la información que nos pide cada campo, para ello nos vamos al ícono «Ver» y clic en la opción «Vista hoja de datos».
  • Luego llena los campos como se muestra en la siguiente imagen.
CÓMO CREAR TABLAS EN ACCESS

Crear tabla Profesores

  • Ahora procedemos a crear la tabla Profesores.
  • Aplicaremos los mismos pasos que seguimos cuando creamos la tabla Alumnos. Para llenar los datos iremos a «Vista Diseño».
  • Al hacer clic en «Vista Diseño», nos aparecerá una ventana que nos pedirá el nombre de la tabla, el cual llamaremos «Profesores» y aceptamos.
  • Luego comenzamos a llenar cada uno de los campos considerando la siguiente información.
CAMPOTIPOPROPIEDAD
IdProfAutonuméricoTítulo: código de profesor. Clave Principal
ApeTextoTítulo: Apellidos; Formato: >; Tamaño: 35
NomTextoTítulo: Nombres; Tamaño: 25
GeneroTextoTítulo: Genero; Tamaño:1; Formato: >; Regla de validación: «M» O «F»
FNacFecha/HoraTítulo: Fecha de nacimiento; Formato: Fecha mediana; Máscara de entrada: 99/99/99
EspTextoTítulo: Especialidad; Tamaño: 35
TelNúmeroTítulo: Teléfono; Tamaño: Entero largo; Máscara de entrada: 999-9999
  • La tabla creada nos quedará de la siguiente manera:
  • Cada campo con su respectiva propiedad. La clave principal para la tabla Profesores será «IdProf».
  • Guardamos la tabla y nos vamos al ícono «Ver» y clic en la opción «Vista hoja de datos» para comenzar con el llenado de la información. Nos quedará de la siguiente manera:

Crear tabla Curso

  • Los mismos pasos realizados en la creación de tablas, lo realizaremos en la creación de la tabla «Curso».
  • Ten en consideración la siguiente información:
CAMPOTIPOPROPIEDAD
IdCurAutonuméricoTítulo: código de curso. Clave Principal
CurTextoTítulo: Curso; Formato: >; Tamaño: 15
IdProNúmeroTítulo: código de profesor; Tamaño: Entero largo
CreNúmeroTítulo: Crédito; Tamaño: Byte; Regla de validación: Entre 1 y 8
  • Las tabla que se creará será la siguiente:
  • Cada campo con su respectiva propiedad. La clave principal para la tabla Curso será «IdCur».
  • Guardamos la tabla y nos vamos al ícono «Ver» y clic en la opción «Vista hoja de datos» para comenzar con el llenado de la información. Nos quedará de la siguiente manera:
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